Rappel de lot agroalimentaire : retrouveriez-vous tout ce qui est concerné demain matin ?

Un fournisseur vous informe qu’un lot de matière première présente une anomalie. Une partie est encore en stock. Le reste a été utilisé dans plusieurs fabrications, conditionné sous différentes références, puis livré à plusieurs clients.

Êtes-vous capable de retrouver tous les produits concernés, leur localisation et leurs destinataires ?

Lors d’un rappel de lot agroalimentaire, disposer des informations ne suffit pas. Il faut pouvoir les relier rapidement et vérifier que rien ne manque. Si les réceptions, les consommations de matières et les expéditions sont suivies dans des outils séparés, chaque rapprochement devient une recherche supplémentaire.

La question se prépare donc bien avant l’alerte : votre organisation permet-elle de suivre une matière première depuis son fournisseur jusqu’aux clients ayant reçu les produits finis ?

Un numéro de lot ne suffit pas à assurer la traçabilité

Un numéro figure sur les emballages. Les bons de réception sont archivés. Les livraisons sont enregistrées. Pourtant, une difficulté peut subsister : retrouver le lien entre ces informations.

Une même matière première peut alimenter plusieurs ordres de fabrication. Un produit fini peut contenir des ingrédients issus de différents lots. Une fabrication peut ensuite être répartie entre plusieurs conditionnements, entrepôts ou livraisons.

La traçabilité repose sur la continuité de ces liens.

Le ministère de l’Agriculture précise que les enquêtes de traçabilité portent notamment sur la provenance des ingrédients, les lots de production concernés et leur parcours jusqu’à la distribution. C’est cette chaîne qu’il faut pouvoir reconstituer lorsqu’une alerte survient. 

Du fournisseur au client : les informations à retrouver

Matière première, fournisseur et lot reçu

Le point de départ consiste à identifier précisément la matière concernée : sa référence, son fournisseur, le numéro de lot communiqué et les réceptions correspondantes.

Une vigilance particulière s’impose lorsque le numéro de lot interne diffère de celui du fournisseur. Leur correspondance doit rester accessible. Sinon, l’alerte peut mentionner une référence que les équipes ne retrouvent pas directement dans leur suivi.

Il faut également connaître les quantités réceptionnées, celles déjà utilisées et celles encore présentes.

Fabrication et produits finis

L’étape suivante consiste à retrouver les fabrications ayant consommé la matière première concernée.

Il ne suffit pas de consulter la recette ou la nomenclature théorique. La recherche doit s’appuyer sur les lots réellement consommés, avec leurs quantités et les produits obtenus.

Lorsque la production comporte des produits intermédiaires, la recherche doit continuer à travers les transformations successives. Un ingrédient utilisé dans une préparation peut ainsi se retrouver dans plusieurs références finales.

Stock et emplacements

Tous les produits concernés n’ont pas nécessairement quitté l’entreprise. Certains peuvent être en atelier, en attente de contrôle, dans un entrepôt ou déjà préparés pour une expédition.

La recherche doit donc permettre de distinguer les quantités encore présentes de celles déjà sorties, puis de localiser les stocks concernés.

C’est tout l’intérêt d’une gestion des stocks reliée aux mouvements physiques et au suivi des lots : disposer d’une information exploitable pour organiser les actions sur le terrain.

Expéditions et clients livrés

La dernière étape consiste à retrouver les bons de livraison associés, les dates d’expédition, les quantités et les destinataires.

Attention à ne pas confondre le client facturé avec le site effectivement livré. Un même compte peut correspondre à plusieurs établissements.

Les équipes doivent pouvoir transmettre des informations précises : quelle référence, quel lot, quelle livraison et quelle quantité sont concernés.

Cas concret : une matière première, plusieurs produits à retrouver

Exemple fictif illustrant une situation métier.

Un fabricant de sauces reçoit une alerte concernant un lot d’épices. Ce lot a été utilisé dans deux recettes, fabriquées à des dates différentes. Une partie des sauces est encore en stock ; le reste a été expédié à des grossistes et à des clients de la restauration.

La recherche doit relier :

• Le lot d’épices aux réceptions du fournisseur.
• Les consommations de ce lot aux fabrications concernées.
• Les fabrications aux lots de sauces et à leurs conditionnements.
• Les produits finis aux stocks restants et aux livraisons effectuées.

Retrouver uniquement les achats d’épices laisserait donc une grande partie du problème sans réponse. Retrouver uniquement les ventes de sauces ne permettrait pas davantage de déterminer lesquelles contiennent le lot signalé.

L’enjeu est de reconstituer le parcours réel du lot pour éclairer le périmètre des actions à mener. Ce périmètre dépend aussi de l’analyse du risque : la traçabilité fournit les données, elle ne remplace pas l’évaluation sanitaire.

Ce qu’un ERP doit permettre lors d’un rappel de lot agroalimentaire

Un ERP doit aider les équipes à parcourir cette chaîne dans les deux sens.

La traçabilité ascendante permet de partir d’un produit fini pour retrouver les matières premières et les fournisseurs associés. La traçabilité descendante permet de partir d’un lot de matière première pour identifier les fabrications, les produits finis et les destinataires concernés.

Mais la présence d’un module ne suffit pas. Les réceptions, consommations, changements de lots et expéditions doivent être enregistrés correctement.

Trois points méritent une attention particulière :

• Les consommations réelles : une substitution en atelier doit être tracée.
• Les changements de conditionnement : le lien avec le lot d’origine doit être conservé.
• Les mouvements de stock : transferts, retours et rebuts doivent rester explicables.

Un exercice sur un lot déjà fabriqué permet de vérifier ces liens et de repérer les informations qui nécessitent encore une recherche manuelle.

Comment CIMSUP accompagne cette continuité d’information

L’ERP agroalimentaire CIMSUP relie les approvisionnements, la production, les stocks et les ventes. Il propose une traçabilité ascendante et descendante des produits, au service du suivi des flux agroalimentaires.

Plusieurs fonctionnalités documentées contribuent à cette continuité :

• La gestion des achats et des réceptions, pour suivre les approvisionnements.
• La gestion des lots avec dates limites, pour identifier et suivre les stocks.
• Le suivi des ordres de fabrication et des consommations de composants, pour relier matières utilisées et produits fabriqués.
• La consultation des stocks et de l’historique des mouvements, pour rechercher les quantités et leurs emplacements.
• La gestion des livraisons et des retours clients, pour compléter le suivi des flux sortants.

L’approche qualité et traçabilité de CIMSUP s’appuie sur une base de données commune aux modules. L’objectif est de limiter les ruptures d’information entre les services.

Les recherches, restitutions et règles de gestion nécessaires à votre scénario de rappel doivent ensuite être définies selon vos flux. C’est pourquoi une démonstration gagne à partir d’un cas représentatif de votre activité : une matière première, plusieurs fabrications et plusieurs clients livrés.